Planificare la începutul anului!

In ultimii ani, invariabil la inceputul fiecărui an, am incercat să ne facem un buget pentru anul care tocmai incepe și să ne propunem să respectăm cât de mult se poate planurile trasate in acest entuziasm al unui nou inceput. Desigur știm cu toții că intotdeauna apar fie cheltuieli neprevăzute, fie dorințe sau nevoi care nu știam că există și mulți dintre noi nu reușim să respectăm cele propuse. Dar nu despre modul in care se poate urmări realizarea bugetului propus este acest post ci despre ce instrumente putem folosi pentru a inregistra, monitoriza și urmări peste an cheltuielile efectuate astfel incât lucrurile să nu scape de sub control( atât de mult căci istoria recentă ne arată nouă că e nevoie de multe lucruri să reușești să respecți un asemenea buget pe parcusul a 12 luni).

In ultimii 4-5 ani am folosit diverse metode de a inregistra aceste cheltuieli, dar, evident, odată cu trecerea timpului și cu dezvoltarea aplicațiilor mobile, incet, incet am migrat in această direcție. Prima soluție folosită a fost un excel pe care il salvam local pe computer și il accesam odată pe zi/săptămână. Evident că o parte din cheltuieli erau omise sau inregistrate eronat dar o imagine generală a cheltuielilor făcute tot se contura. In momentul in care am inceput să folosesc intensiv serviciile Google am trecut la un fișier excel salvat in Drive care avea avantajul că putea fi accesat de oriunde-inclusiv de pe mobil și in consecință calitatea inregistrărilor făcute a crescut deoarece nu mai notam din memorie diverse lucruri. Cu toate aceste funcționalitările acelui excel din Drive erau ( și incă sunt limitate) comparativ cu ce pot face un excel veritabil folosit local.

Anul trecut am folosit in acest scop al inregistrărilor cheltuielilor lunare făcute de noi, aplicația Pocket Expense             ( Download Appstore & Download Google Play) și vă spune că și-a făcut treaba foarte bine. In mare, funcționălitățile aplicației sunt cele la care ne putem aștepta de la o asemenea aplicație.

1. există posibilitatea definirii mai multor categorii de cheltuieli precum: cheltuieli combustibil, cheltuieli administrative, chirie, etc.
2. poți defini mai multe conturi – gen cont card credit, card debit, cont firmă. In acest fel de fiecare dată când inregistrezi o cheltuială poți defini din ce cont s-a făcut iar ca urmare a acestui lucru soldul contului se actualizează in concordanță.
3. tot legat de conturi – aplicația permite transferul intre conturi pentru situația in care faceți un trasfer de pe un card de debit pe unul de credit
4. pentru fiecare categorie de cheltuieli se poate defini un buget lunar alocat – exemplu : combustibil-500 RON. In orice moment iți poate arăta fie cât a fost consumat ( alimentare 200 RON) sau cât mai este disponibil pentru a fi consumat (300 RON)
5. In situația in care bugetul lunar aferent unei anumite categorii nu a fost consumat atunci se poate transfera către o altă categorie, integral sau parțial
6. Aplicația are și o interfată de raportare bazată pe calendar – practic arată cheltuielile făcute intr-un anumie interval de timp definit de utilizator. Tot legat de raportare rebuie menționat că se pot extrage rapoarte in format csv sau pdf, care ulterior pot fi prelucrate de fiecare in parte in funcție de nevoile specifice.
7. in mod clar mai există anumite features pe care eu nu le-am folosit și care vă așteaptă să le descoperiți.

Minusuri : 1. Nu are o interfață web unde să vizualizezi rapoartele și să inregistrezi cheltuielile 2. Exportul in Dropbox nu funcționează  3. Nu are nici o posibilitate de shared budget – minusul cel mai mare din perspectiva mea

Deoarece anul acesta am dorit să impărțim bugetul intre mine și Olivia și fiecare dintre noi să aibă alocate anumite categorii am fost pus in situația să găsesc o soluție viabilă sa putem vizualiza bugetul simultan  și să putem opera modificări care să fie vizibile celuilat, in timp real. Am căutat un pic pe net ( problema cu care ma confrunt eu când caut astfel de aplicații este numărul mare de aplicații care fac același lucru și imposibilitatea de a putea face ușor o alegere) și una din aplicațiile cu cele mai bune review-uri era Homebudget ( Download Windows, iOS sau Android) . După ce am instalat-o și am folosit-o puțin vă pot spune următoarele :

1. Sunt disponibile pentru download 2 versiuni – una free ( care are incorporată funcționalitatea de shared budget) și una care are o variantă web prietenoasă dar pentru care trebuie plătiți 6 Euro.
2. Dacă nu considerați oportun să editati aceste cheltuieli de pe desktop atunci aveți varianta folosirii telefonului sau a unei tablete. Dacă nici una din variante nu vă incântă prea mult atunci puteți folosi funcționalitatea de raportare a aplicației – care este destul de complexă- și vă puteți trimite rapoartele consolidate la orice adresă de email doriți.
3. Spre deosebire de Pocket Expense aici se pare că integrarea cu Dropbox chiar funcționează.
4. Până in acest moment ( 3 zile de utilizare) nu am reușit să identific funcționalități lipsă comparativ cu Pocket; dar am reușit să identific căteva plusuri – raportarea bugetului nerealizat pe următoarele luni, impărțirea unei cheltuieli pe mai multe luni, buget comun, etc.
5. Aplicația este foarte bine documentată și are un manual cuprinzător care parcurge in detaliu acțiunile majore care se pot face folosind-o.

Pentru noi, acest control al cheltuielilor și monitorizarea lor permanentă a avut câteva efecte benefice ( raționalizarea deciziilor de achiziție pentru lucrurile izvorâte din impuls, control mai bun al cheltuielilor, o imagine mai clară asupra lucrurilor care erau cu adevărat importante pentru familia noastră) și vă recomandăm să incercați și voi măcar pentru 2-3 luni.

Vă putem spune de pe acum că efortul de a identifica și categorisi tipurile de cheltuieli ținând cont de dinamica familiei voastre poate da ceva bătai de cap dar cu ceva efort și determinare acest exercițiu vă va ajuta să faceți o planificare mai bună și să vă bucurați de mai multă liniște sau din contră să aveți timpul necesar pentru a reuși să acoperiți din timp anumite cheltuieli previzionate.

Spor la planificat și bugetat in 2016 și așteptăm comentariile, sugestiile și recomandările voastre vis-a-vis de aplicațiile pe care le-am propus noi sau cele pe care deja le folosiți voi.